کاهش هزینه ها و افزایش سرعت و کیفیت خدمت سفرهای اداری
در راستای افزایش کیفیت و سرعت ارائه خدمات، کاهش هزینه ها، مدیریت یکپارچه سرویس دهی، حذف بروکراسی اداری، ایجاد بستر نظارتی دقیق و تولید صورت وضعیت الکترونیکی برای کارکرد رانندگان، سامانه جامع سرویس خودروهای اداری (پی‌سپار اداری) تولید گردیده است. این سامانه از سه نرم افزار وب، موبایل راننده و موبایل پرسنل تشکیل شده است.
نتایج راه اندازی سامانه پی سپار اداری
- افزایش کیفیت ارائه خدمات
- کاهش سفرهای غیر مجازی
- کاهش هزینه های خدمات حمل و نقل
- عدم ردیابی راننده در زمان غیر کاری
- کاهش زمان انتظار جهت ارائه سرویس
- جلوگیری از تضییع حقوق رانندگان و شرکت
- حذف روالهای زائد اداری در خصوص سفرهای اداری
- کاهش تعداد سفرها به دلیل امکان استفاده اشتراکی سفر
- کاهش زمان و مسافت طی شده به دلیل آدرس یابی هوشمند
- حذف انتظار راننده در مقصد و امکان ثبت سفر جدید به راننده
- استفاده بهینه از خودروها و اختصاص دو سر سرویس برای خودروها
- ایجاد بانک اطلاعات کامل از سفرها، مقصد ها، واحدهای متقاضی، پرسنل و …
- افزایش کیفیت ارائه سفر با توجه به دریافت نظرسنجی از پرسنل در پایان هر سفر
- امکان استفاده از GPS نسخه موبایل جهت رهگیری خودرو و عدم لزوم به نصب GPS بر روی خودرو
صرفه جویی هایی ناشی از کاربرد سامانه
- کاهش هزینه ماهانه نیروی انسانی بابت انتظار سفر
- کاهش هزینه های ماهانه نیروی انسانی بابت ایجاد سفر
- صرفه جویی ماهانه ناشی از افزایش کمیت سفر حداقل ۲۰% کل هزینه های جاری
مقدمه
در راستای افزایش کیفیت و سرعت ارائه خدمات، کاهش هزینه ها، مدیریت یکپارچه سرویس دهی، سامانه جامع سرویس خودروهای اداری(پی‌سپار) تولید گردیده است. این سامانه که بر بستر GIS پیاده سازی شده است از سه نرم افزار وب، موبایل راننده و موبایل پرسنل تشکیل شده است.
در نسخه وب سامانه پی سپار، مدیریت اطلاعات پایه، مدیریت رانندگان، پرسنل و نیز امکان ثبت سفر، مدیریت سفر و تهیه گزارش ها اجرا می شود.
درنسخه موبایل راننده، خدمات حضور و غیاب راننده – تایید سفر، برآورد زمان رسیدن به مبدا، تحلیل سفرها و الویت بندی هوشمندانه سفر، مسیر یابی، دریافت اخبار و نیز تهیه گزارش از سفرهای پیشین به اجرا در می آید.
در نسخه موبایل پرسنل، در صورتیکه پرسنل علاقه‌مند به نصب این نرم افزار بر روی گوشی خود باشند و از طرف مدیر سامانه تایید گردند، می‌توانند به صورت مستقیم درخواست خودرو را ثبت و در جریان روند رسیدگی به درخواست‌های خود قرار گیرند.علاوه بر این گزارش از سفر های پیشین خود داشته و در جریان اخبار شرکت قرار گیرند.
روال استفاده از پی‌سپار اداری
ثبت درخواست سفر(پرسنل شرکت):
متقاضی سفر از طریق پرتال سازمان و یا صفحه مربوطه در پی‌سپار اقدام به ثبت درخواست خود می نماید.پس از ثبت درخواست، کد رهگیری درخواست برای متقاضی پیامک می گردد. اگر هم پرسنل، نسخه موبایل را داشته باشند، برای نسخه موبایل پرسنل اطلاعات سفر ارسال می گردد.
مدیریت درخواست های سفر : مدیریت سفرهای اداری از طریق این پنل صورت می پذیرد. در این پنل، مدیر سفر امکان تایید یا لغو درخواست، اختصاص راننده به سفر و بررسی روند رسیدگی به سفر ها را دارا می باشد.
پیشنهاد هوشمندانه راننده برای سفر:
سامانه به یکی از روش های نزدیکترین راننده به مبدا، راننده با تعداد سرویس کمتر و یا راننده با مبدا سفر متناظر با مقصد سفر(راننده دو سر سرویس) خودرو برای سفر پیشنهاد می نماید که مدیر سفر می تواند یک یا چند خودرو را به سفر اختصاص دهد. در ضمن سامانه فاصله زمانی دقیق هر یک از رانندگان به مبدا سفر را نیز محاسبه و گزارش می نماید تا از این طریق بتوان سریعا سفر را شروع نمود.
اعلام مشخصات سفر برای راننده :
پس از انتساب راننده به سفر، سامانه اطلاعات را به نسخه راننده ارسال می نماید. راننده ضمن دریافت مشخصات سفر و نیز مشاهده موقعیت مبدا سفر و موقعیت فعلی خود بر روی نقشه، زمان تقریبی رسیدن به مبدا را اعلام می نماید.
سامانه براساس موقعیت فعلی راننده، زمان تقریبی رسیدن او به مبدا را از طریق مسیریاب های اینترنتی مثل Google Map و یا Waze در پس زمینه محاسبه و اعلام می نماید. راننده این مقدار را می تواند مطابق نظر خود ویرایش و به متقاضی اعلام نماید.
اعلام رسیدن راننده به مبدا:
راننده پس از رسیدن به مبدا جهت اطلاع به متقاضی، این اتفاق را اعلام می نماید. با این رخ داد، سامانه پیامکی برای متقاضی ارسال می نماید و به او اطلاع می دهد که خودرو در مبدا منتظر او می باشد.
اعلام سوار شدن مسافر :
به محض سوار شدن مسافر در خودرو، راننده این رخ داد را اعلام می نماید و طبیعتا موقعیت و زمان سوار شدن مسافر در سامانه ثبت می گردد.
ثبت زمان و موقعیت پایان سفر و دریافت امضاء مسافر و امتیاز او به کیفیت سفر:
پس از اتمام سفر و اعلام آن از طریق نسخه راننده، پرسنل از طریق نسخه خود، اقدام به ثبت امضاء و امتیاز راننده می‌نمایند.
ارسال پیامک به متقاضی در خصوص تایید یا عدم تایید درخواست و نیز مشخصات راننده :
در جهت اطلاع متقاضی در خصوص روند رسیدگی به درخواست او، کلیه اقدامات از طریق پیامک به او گزارش داده می شود.
حضور و غیاب راننده :
حضور و غیاب راننده توسط خود او و از طریق نسخه راننده انجام می پذیرد. بنابراین به محض فشار دکمه آماده ارائه سرویس، سامانه ضمن ثبت زمان و موقعیت اعلام حضور، مختصات او را نیز در سرور ذخیره می نماید. در ادامه، راننده خروح خود را از طریق دکمه پایان ارائه سرویس اعلام می نماید که برای این وضعیت نیز زمان و موقعیت محل خروج در سیستم ثبت می گردد.
قابلیت های نسخه پرسنل
۱٫ ثبت سفر به دو روش
پرسنل می توانند سفر خود را به دو روش انتخاب از مبدا و مقصدهای از پیش تعریف شده و یا انتخاب مبدا و مقصد از طریق نقشه ثبت نمایند.
۲٫ مشاهده وضعیت درخواست های خود
پرسنل پس از ثبت درخواست سفر، به صورت بر خط در جریان روند رسیدگی به درخواست سفرهای خود قرار می‌گیرند. از اینرو به محض تایید سفر و یا ختصاص راننده به او، ایشان در جریان این وقایع قرار می گیرد.
۳٫ مشاهده مشخصات راننده و امکان تماس با راننده
پس از تعیین خودرو از طریق مدیر نقلیه و تایید راننده، مشخصات خودرو و راننده، ساعت دقیق رسیدن راننده به مبدا، به پرسنل اعلام می گردد و امکان برقراری تماس پرسنل با راننده نیز برای او فراهم می گردد.
محاسبه دقیق کارکرد، مدت دقیق سفر، مدت در حال حرکت و مدت توقف راننده
نرم افزار مدت دقیق کارکرد راننده به تفکیک هر سفر و روز را محاسبه می نماید. این تحلیل‌ها عبارتند از : مدت کل حضور راننده در اداره، تعداد کل سفرهای روزانه، پیمایش روزانه، مدت زمان در حال سفر و مدت زمان توقف در حین سفر می باشد.
نمایش وضعیت خودرها بر روی GIS :
سامانه آخرین وضعیت خودروها را بر روی نقشه براساس وضعیت‌های خارج از سرویس، آماده ارائه سرویس و درحال سرویس نمایش می‌دهد.
نمودار تعداد سفرها به تفکیک رانندگان
در این نمودار در بازه زمانی مشخص،تعداد سفرها به تفکیک رانندگان نمایش داده می شود.
نمودار معدل ارزیابی رانندگان
در این نمودار معدل ارزیابی سفرهای رانندگان ارائه می گردد.
نمودار متوسط پیمایش به سفر
در این نمودار در بازه زمانی مشخص، نسبت پیمایش به تعداد سفر به تفکیک راننده ارائه می شود.
دریافت موقعیت لحظه به لحظه حرکت خودرو با دقت بسیار بالا
نسخه موبایل راننده به گونه ای اطلاعات لحظه به لحظه خودرو را ارسال می نماید که می توان با دقت بسیار بالایی پیمایش راننده و نیز سرعت لحظه به لحظه آن را مدیریت نمود.
نمودار تعداد سفر به تفکیک مبدا یا مقصد
در این نمودار تعداد سفرها به تفکیک مبدا یا مقصد در بازه زمانی مشخص نمایش داده می شود.
تعریف تعرفه اختصاصی برای هر خودرو
در جهت محاسبه دقیق حقوق رانندگان برای هر راننده امکان تعریف تعرفه کارکرد در سامانه وجود دارد.
محاسبه و نمایش کارکرد رانندگان
براساس تعرفه های وارد شده و محاسبه دقیق عملکرد راننده در این بخش ضمن محاسبه دقیق کارکرد رانندگان، گزارش مناسبی جهت پرداخت حق الزحمه رانندگان ارائه می شود.
گزارش کارکرد رانندگان
گزارش های سامانه
گزاش عملکرد سرویس : در این گزارش اطلاعات زمانی روال اجرای سرویس و به خصوص مدت توقف راننده جهت سوار شدن مسافر گزارش می شود.
گزارش های سامانه
گزارش کیلومتر کارکرد در طی مدتی که در محل کار حضور داشته است. نکته مهم این گزارش پیمایش هایی است که بدون اینکه سفر به راننده واگذار شود رخ داده است.
گزارش های سامانه
گزارش جزییات کارکرد راننده به همراه پیمایش در طی سفرها
گزارش های سامانه
گزارش جزئیات کارکرد راننده به همراه پیمایش در طی سفرها
گزارش های سامانه
گزارش توزیع سفر مابین رانندگان به همراه متوسط امتیاز دریافتی از پرسنل از بابت کیفت خدمت رسانی
گزارش های سامانه
گزارش تعداد سفر به تفکیک مقصد
گزارش های سامانه
گزارش تعداد سفر به تفکیک جایگاه سازمانی به همراه جزییات تعداد سفر به تفکیک هر پرسنل در جایگاه سازمانی
گزارش های سامانه
گزارش محاسبه دقیق حقوق راننده بر اساس تعرفه تعریف شده در سامانه
سایر قابلیت های سامانه
- امکان استفاده از GPS نسخه موبایل جهت رهگیری خودرو و عدم لزوم به نصب GPS بر روی خودرو
- پیاده سازی بر بستر GIS
- عدم ردیابی راننده در زمان غیر کاری
صرفه جویی هایی ناشی از کاربرد سامانه
- کاهش هزینه ماهانه نیروی انسانی بابت انتظار سفر
- کاهش هزینه های ماهانه نیروی انسانی بابت ایجاد سفر
- صرفه جویی ماهانه ناشی از افزایش کمیت سفر حداقل ۲۰% کل هزینه های جاری
نتایج راه اندازی سرویس :
- افزایش کیفیت ارائه خدمات
- کاهش سفرهای غیر مجازی
- کاهش هزینه ها خدمات حمل و نقل
- کاهش زمان انتظار جهت ارائه سرویس
- جلوگیری از تضییع حقوق رانندگان و شرکت
- حذف روالهای زائد اداری در خصوص سفرهای اداری
- کاهش تعداد سفرهای به دلیل امکان استفاده اشتراکی سفر
- کاهش زمان و مسافت طی شده به دلیل آدرس یابی هوشمند
- حذف انتظار راننده در مقصد و امکان ثبت سفر جدید به راننده
- استفاده بهینه از خودروها و اختصاص دو سر سرویس برای خودروها
- ایجاد بانک اطلاعات کامل از سفرها، مقصد ها، واحدهای متقاضی، پرسنل و …
- افزایش کیفیت ارائه سفر با توجه به دریافت نظرسنجی از پرسنل در پایان هر سفر
سوابق مرتبط شرکت :
۱٫ سامانه جامع مدیریت ناوگان و عملکرد ماشین آلات سازمان پسماند شهرداری تهران (بیش از ۳۴۰۰ خودرو)
۲٫ سامانه جامع مدیریت ناوگان و عملکرد ماشین آلات شرکت شهربان شهرداری تهران (بیش از ۴۰۰خودرو)
۳٫ سامانه مدیریت ناوگان اداره کل راه و شهرسازی استان تهران
۴٫ سامانه مدیریت ناوگان شهرداری منطقه ۲۲ تهران
۵٫ سامانه مدیریت ناوگان شهرداری منطقه ۱۸ تهران
۶٫ سامانه مدیریت ناوگان شرکت آب و فاضلاب استان البرز
۷٫ سامانه مدیریت ناوگان شرکت آب و فاضلاب شهرستان کاشان
۸٫ سامانه مدیریت ناوگان بنیاد شهید و ایثارگران
۹٫ سامانه مدیریت ناوگان بنیاد شهید و ایثارگران شهرستان های استان تهران
۱۰٫ سامانه مدیریت ناوگان شرکت ملی گاز بوشهر
۱۱٫ سامانه مدیریت ناوگان شرکت ملی گاز خراسان جنوبی
۱۲٫ سامانه مدیریت ناوگان شرکت ملی گاز لرستان
۱۳٫ سامانه مدیریت ناوگان شرکت ملی گاز گلستان
۱۴٫ سامانه مدیریت ناوگان شرکت آب منطقه اصفهان
۱۵٫ سامانه مدیریت ناوگان شرکت آب منطقه قزوین
۱۶٫ سامانه مدیریت ناوگان خطوط لوله نفت خرم آباد
۱۷٫ سامانه مدیریت ناوگان خطوط لوله نفت خوزستان
۱۸٫ سامانه مدیریت ناوگان شرکت زمزم
۱۹٫ و بیش از ده های سازمان و شرکت دیگر…